— Apprendre par la pratique

ASSISTANAT DE DIRECTION

Objectifs de la formation Secrétariat de Direction

– Se préparer au métier de secrétaire,
– Maîtriser les techniques de secrétariat (téléphone, informatique, mails, etc.),
– Améliorer la communication écrite et orale en français,
– Améliorer la qualité de ses relations professionnelles,
– Développer et améliorer l’efficacité du/de la secrétaire dans l’organisation de son travail.

Méthodes pédagogiques

  • Exercices de mise en situation,
  • Exposés théoriques et pratiques,
  • Jeux de rôles,
  • Vidéoprojecteur,
  • Exercices sur ordinateur PC,
  • Apprentissage des logiciels bureautique,
  • Support de cours,
  • Évaluation en fin de stage.

Programme de Formation : Secrétariat de Direction

TECHNIQUES DE SECRÉTARIAT

L’organisation et la méthode dans le métier de secrétaire
Les méthodes indispensables,
Savoir gérer les priorités,
Mettre en place des méthodes d’organisation,
Planifier ses tâches.

Courriers, mails et notes dans l’entreprise
Techniques de rédaction de courriers,
Les différents types de courriers,
Les notes d’information, de service, de synthèse,
Formules de politesse,
Savoir utiliser fax et e-mails.

Savoir traiter l’information
Prendre un message et le transmettre,
Rédiger des mails et courriers efficacement,
Reformuler les messages,
Savoir exprimer clairement ses idées.

Utiliser l’ordinateur
Travailler avec Windows,
Le traitement de texte Word pour la rédaction de notes, courriers, rapports,
Les correcteurs automatiques,
Mettre en forme correctement un courrier.

Savoir utiliser et valoriser le téléphone
Recevoir un appel : accueillir le correspondant, l’identifier, pratiquer l’écoute active, noter et conclure,
Appeler un correspondant : préparer l’appel, savoir résumer, conclure,

ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET PHYSIQUE

L’accueil téléphonique
Acquérir les principes fondamentaux au téléphone, 
Les règles de base,
Recevoir un appel : accueillir le correspondant, l’identifier, pratiquer l’écoute active, noter et conclure,
Appeler un correspondant : préparer l’appel, savoir résumer, conclure,
Laisser un message sur répondeur,
Comment se présenter au téléphone, 
Le bon timbre de voix, 
Apprendre à sourire au téléphone,
L’écoute,
Formules de politesse.

Les techniques de questionnement 
Savoir reformuler, 
Identifier les points essentiels,
La prise de notes,
Les abréviations,
Traiter les demandes,
Le principe du filtrage des appels.

Les situations difficiles
Les contraintes au téléphone,
Comment transférer un appel,
Gérer les interlocuteurs,
Gérer les tensions (apprendre à les désamorcer),
Les situations de stress.

L’accueil physique
Savoir accueillir les personnes,
Le vocabulaire de l’accueil physique,
La bonne distance à adopter,
Le langage : débit, rythme, intonation, volume, pauses, accentuation, etc.,
Améliorer la diction,
La bonne attitude,
Gestuelle et posture (à adopter, à éviter),
Faire face aux situations difficiles (agressivité, provocation, etc.).

SECRÉTARIAT BUREAUTIQUE

Traitement de texte Word
Démarrer avec Word,
L’interface,
Mode affichage écran,
Sélection, déplacement,
Gestion courante des documents (ouverture, enregistrement, fermeture, etc.),
Formatage (mise en forme des documents),
Polices, tailles, attributs de caractère,
Couper, copier, coller,
Listes à puces,
Paragraphes : alignement, retrait, espacement, interlignage,
Bordures et tramesc
Formatage avancéc
Retraits de paragraphe,
La tabulation : utilisation du menu et de la règle,
Mise en page : marges, format papier, disposition,
En-têtes et pieds de page,
Insertion des caractères spéciaux,
Fonctions d’impression,
Editions, corrections et vérifications,
Outil de correction automatique,
Utilisation des insertions automatiques existantes,
Correction orthographique,
Recherche et remplacement du texte,
Correction orthographique et grammaticale,
Recherche des synonymes,
Statistiques,
Synthèse automatique,
Le presse papier.

Tableur Excel
Manipuler les classeurs,
Insérer des feuilles,
Déplacer des feuilles,
Renommer des feuilles,
Choix du nombre de feuilles par défaut,
Calculs et fonctions,
Le calcul par défaut,
Les formules de calcul,
Les fonctions de calcul,
Les recopies de formules,
Les pourcentages,
Fonction NB,
Définition et utilisation des noms,
La fonction SI,
Les références relatives, absolues et mixtes,
Concaténer, entier, arrondi,
La fonction « somme.si ».
Mise en forme et mise en page,
La mise en forme automatique,
La mise en forme conditionnelle,
Impression : répétition des titres,
Impression : aperçu et manipulation des sauts de pages,
Affichage des données,
Les styles,
Les volets,
Le zoom,
Barres d’outils,
La barre d’outils dessin,
Les commentaires,
Séries et listes personnalisées,
Séries linéaires,
Séries chronologiques,
Séries géométriques,
Créer une liste,
Les graphiques,
Choix des données,
Utiliser l’assistant,
Les graphiques en tant qu’objet,
Placer le graphique sur une nouvelle feuille,
Modifier les types de graphiques,
Modifier les données sources,
Modifier les options, l’emplacement, la couleur,
Ajouter des données,

PowerPoint
Savoir présenter des documents,
L’environnement PowerPoint,
Les diapositives (conception, mise en forme, etc.),
Les diaporamas (conception, gérer les transitions, etc.),
Insertion d’images, de musiques, etc.

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